Cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Lựa chọn địa điểm là một trong những khâu rất quan trọng khi tổ chức sự kiện, đặc biệt là những chương trình ngoài trời. Một địa điểm phù hợp sẽ giúp cho sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp và thể hiện được sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức. Vậy cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện như thế nào? Hãy cùng tham khảo một số bí quyết và kinh nghiệm khảo sát, lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà hoặc ngoài trời mà 24h Thông Tin chia sẻ.
 

Cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
 

1. Lựa chọn địa điểm có không gian phù hợp với quy mô sự kiện

Với một sự kiện có quy mô lớn, nếu chọn địa điểm có không gian chật hẹp, bức bí sẽ làm cho những người tham dự cảm thấy khó chịu. Bên cạnh đó sẽ có những đánh giá không tốt về sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức. Ngược lại nếu một sự kiện có quy mô nhỏ nhưng lại lựa chọn những địa điểm có không gian quá rộng lớn để tổ chức sẽ rất lãng phí. Người tham dự sự kiện cũng sẽ cảm thấy đơn vị tổ chức đang khoa trương bản thân.

Đối với những sự kiện được tổ chức ngoài trời thì khi lựa chọn địa điểm, bạn còn phải chú ý cần phải có mái che để tránh nắng, tránh mưa; có cổng chào để khách đến tham dự biết đâu là lối vào; có không gian sạch sẽ, thoáng mát.
 

Cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
 

2. Lựa chọn địa điểm có vị trí thuận lợi cho việc di chuyển

Bạn nên chọn những địa điểm gần trung tâm để tổ chức sự kiện. Việc làm này sẽ giúp cho những khách mời tham dự dễ dàng tìm được nơi tổ chức. Tuy nhiên, những địa điểm gần trung tâm có thể hơi đắt. Vậy nên, bạn có thể lựa chọn những địa điểm đã được nhiều đơn vị lựa chọn để tổ chức các sự kiện lớn trước đó hoặc gần những nơi nổi tiếng.

3. Lựa chọn địa điểm có không gian phù hợp với tính chất sự kiện

Sự kiện có rất nhiều loại như: tri ân khách hàng, văn nghệ giải trí, hội thảo hội nghị,....Vậy nên tùy thuộc vào tính chất của sự kiện mà bạn sẽ khảo sát và lựa chọn những địa điểm sao cho phù hợp. Cụ thể, bạn sẽ cần chú ý đến những yếu tố sau: bố cục không gian, vị trí sân khấu, sức chứa tối đa, màu sắc chủ đạo,....Bên cạnh đó, bạn cũng nên kiểm tra xem hệ thống âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, nguồn điện,...có đảm bảo chất lượng và hoạt động hiệu quả hay không?
 

Cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
 

4. Chú ý đến mức độ an toàn của địa điểm tổ chức sự kiện

Để tránh gặp phải những sự cố không mong muốn phát sinh trong quá trình sự kiện diễn ra đồng thời đảm bảo an toàn cho những khách mời, thành viên tham dự thì khi lựa chọn địa điểm tổ chức, bạn cần chú ý về: Hệ thống báo cháy, công cụ chữa cháy đảm bảo được trang bị đầy đủ và luôn hoạt động hiệu quả; Có lối thoát hiểm riêng để nhanh chóng sơ tán người khi có sự cố xảy ra; Gần bệnh viện hoặc trụ sở công an để được hỗ trợ kịp thời.

5. Chú ý đến chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Để đảm bảo có thể thuê được một địa điểm tổ chức sự kiện với chi phí hợp lý, bạn nên tham khảo và tìm hiểu mức giá trung bình trên thị trường. Trong quá trình khảo sát giá cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cần chú ý đến yếu tố như: thời gian cho thuê địa điểm được tính thế nào, theo ngày hay theo giờ? Nếu tính theo giờ thì có tính thời gian chuẩn bị không? Phí thuê địa điểm có đi kèm với các khoản phụ phí gửi xe, nhân viên phục vụ, hoa hồng, quản lý, thuế VAT hay không?....Cuối cùng sau khi khảo sát, bạn sẽ cân nhắc và đưa ra sự lựa chọn tốt nhất để tiến hành tổ chức sự kiện.
 

Cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
 

Trên đây là cách khảo sát lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện24h Thông Tin muốn chia sẻ đến bạn đọc. Hi vọng sau khi tham khảo bài viết, các bạn đã biết làm thế nào để lựa chọn được những địa điểm phù hợp nhất khi tổ chức sự kiện, từ đó mang lại thành công cho chương trình và nhận được những đánh giá cao của khách mời cũng như các thành viên tham gia.

Bình luận:

Tin Tổng Hợp khác:
  • Hàn the có độc hại hay không?
    Hàn the hay borax là chất có tác dụng sát khuẩn, tạo độ cứng và dai, thường được dùng nhiều trong lĩnh vực y tế và một số ngành công nghiệp sản xuất. Vậy bản chất của hàn the có thực sự độc hại hay không?
  • Những câu triết lý về tình yêu hay và đầy ý nghĩa
    Trong cuộc đời mỗi người, ai cũng phải trải qua những giây phút mà tình yêu đến một cách bất chợt. Dù cho kết quả của tình yêu có đơm hoa kết trái hay lặng lẽ ra đi thì những người trong cuộc vẫn sẽ rút ra được những bài học...
  • Đàn ông cần một người phụ nữ như thế nào?
    Không biết từ khi nào, hành trình tìm kiếm bạn đời của những người đàn ông trở nên ngắn ngủi và dễ dàng lắm. Tiêu chí không quá nhiều, không quá phức tạp, có đôi khi chỉ đơn giản là việc tìm thấy một người phụ nữ yêu...
  • Các loại cây ăn quả ngắn ngày dễ trồng
    Mỗi gia đình có thể tự trồng cây ăn quả ngắn ngày ngay tại nhà để không phải lo lắng mua nhầm sản phẩm kém chất lượng, đồng thời tạo được cảnh quan và không khí trong lành cho sân vườn.
  • Dấu hiệu nhận biết người nghiện ma túy đá
    Ma túy đá không chỉ gây nghiện, làm ảnh hưởng đến sức khỏe con người mà còn tác động tiêu cực đến sự phát triển chung của toàn xã hội. Những dấu hiệu nhận biết người nghiện ma túy đá có thể kể đến như: sụt cân nhanh, da...
  • Nhà gỗ nên lát gạch màu gì?
    Nhà gỗ hiện đang được ưa chuộng vì không chỉ đẹp mà còn giúp gia chủ thể hiện đẳng cấp của mình. Nếu chọn được loại gạch lát nền phù hợp sẽ giúp cho không gian của ngôi nhà gỗ sẽ trở nên rất ấn tượng.
  • Trang phục cô dâu Ấn Độ trong ngày cưới
    Sari là trang phục cưới thường được các cô dâu Ấn Độ lựa chọn trong ngày trọng đại. Cùng với Sari, các phụ kiện khác như nhẫn, vòng đeo mũi, vòng tay truyền thống hay mũ cưới cũng là những vật dụng không thể thiếu.
  • Các món ăn ngon từ đông trùng hạ thảo
    Ngoài ngâm với rượu, pha trà thì đông trùng hạ thảo còn có thể kết hợp với những loại thực phẩm khác để tạo ra các món ăn ngon và bổ dưỡng như: đông trùng hạ thảo hầm tôm, gà, vi cá, bào ngư hoặc nấu cháo.
  • Điều kiện để ghi nhận và xóa nợ khó đòi
    Nợ khó đòi là một trong những vấn đề đau đầu mà các doanh nghiệp thường gặp phải. Trước khi tiến hành những biện pháp đòi nợ thì các doanh nghiệp cần thực hiện ghi nhận nợ khó đòi. Trong trường hợp không thể đòi được, các...
  • Cách nhận biết rau củ quả của Trung Quốc
    Người Việt Nam có tâm lý không thích mua phải thực phẩm Trung Quốc vì thường không đảm chất lượng và có chứa nhiều chất độc hại. Vậy làm cách nào để có thể nhận biết được các loại rau củ quả của Trung Quốc?