Cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Lựa chọn địa điểm là một trong những khâu rất quan trọng khi tổ chức sự kiện, đặc biệt là những chương trình ngoài trời. Một địa điểm phù hợp sẽ giúp cho sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp và thể hiện được sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức. Vậy cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện như thế nào? Hãy cùng tham khảo một số bí quyết và kinh nghiệm khảo sát, lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà hoặc ngoài trời mà 24h Thông Tin chia sẻ.
 

Cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
 

1. Lựa chọn địa điểm có không gian phù hợp với quy mô sự kiện

Với một sự kiện có quy mô lớn, nếu chọn địa điểm có không gian chật hẹp, bức bí sẽ làm cho những người tham dự cảm thấy khó chịu. Bên cạnh đó sẽ có những đánh giá không tốt về sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức. Ngược lại nếu một sự kiện có quy mô nhỏ nhưng lại lựa chọn những địa điểm có không gian quá rộng lớn để tổ chức sẽ rất lãng phí. Người tham dự sự kiện cũng sẽ cảm thấy đơn vị tổ chức đang khoa trương bản thân.

Đối với những sự kiện được tổ chức ngoài trời thì khi lựa chọn địa điểm, bạn còn phải chú ý cần phải có mái che để tránh nắng, tránh mưa; có cổng chào để khách đến tham dự biết đâu là lối vào; có không gian sạch sẽ, thoáng mát.
 

Cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
 

2. Lựa chọn địa điểm có vị trí thuận lợi cho việc di chuyển

Bạn nên chọn những địa điểm gần trung tâm để tổ chức sự kiện. Việc làm này sẽ giúp cho những khách mời tham dự dễ dàng tìm được nơi tổ chức. Tuy nhiên, những địa điểm gần trung tâm có thể hơi đắt. Vậy nên, bạn có thể lựa chọn những địa điểm đã được nhiều đơn vị lựa chọn để tổ chức các sự kiện lớn trước đó hoặc gần những nơi nổi tiếng.
 

3. Lựa chọn địa điểm có không gian phù hợp với tính chất sự kiện

Sự kiện có rất nhiều loại như: tri ân khách hàng, văn nghệ giải trí, hội thảo hội nghị,....Vậy nên tùy thuộc vào tính chất của sự kiện mà bạn sẽ khảo sát và lựa chọn những địa điểm sao cho phù hợp. Cụ thể, bạn sẽ cần chú ý đến những yếu tố sau: bố cục không gian, vị trí sân khấu, sức chứa tối đa, màu sắc chủ đạo,....Bên cạnh đó, bạn cũng nên kiểm tra xem hệ thống âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, nguồn điện,...có đảm bảo chất lượng và hoạt động hiệu quả hay không?
 

Cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
 

4. Chú ý đến mức độ an toàn của địa điểm tổ chức sự kiện

Để tránh gặp phải những sự cố không mong muốn phát sinh trong quá trình sự kiện diễn ra đồng thời đảm bảo an toàn cho những khách mời, thành viên tham dự thì khi lựa chọn địa điểm tổ chức, bạn cần chú ý về: Hệ thống báo cháy, công cụ chữa cháy đảm bảo được trang bị đầy đủ và luôn hoạt động hiệu quả; Có lối thoát hiểm riêng để nhanh chóng sơ tán người khi có sự cố xảy ra; Gần bệnh viện hoặc trụ sở công an để được hỗ trợ kịp thời.
 

5. Chú ý đến chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Để đảm bảo có thể thuê được một địa điểm tổ chức sự kiện với chi phí hợp lý, bạn nên tham khảo và tìm hiểu mức giá trung bình trên thị trường. Trong quá trình khảo sát giá cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cần chú ý đến yếu tố như: thời gian cho thuê địa điểm được tính thế nào, theo ngày hay theo giờ? Nếu tính theo giờ thì có tính thời gian chuẩn bị không? Phí thuê địa điểm có đi kèm với các khoản phụ phí gửi xe, nhân viên phục vụ, hoa hồng, quản lý, thuế VAT hay không?....Cuối cùng sau khi khảo sát, bạn sẽ cân nhắc và đưa ra sự lựa chọn tốt nhất để tiến hành tổ chức sự kiện.
 

Cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
 

Trên đây là cách khảo sát lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện24h Thông Tin muốn chia sẻ đến bạn đọc. Hi vọng sau khi tham khảo bài viết, các bạn đã biết làm thế nào để lựa chọn được những địa điểm phù hợp nhất khi tổ chức sự kiện, từ đó mang lại thành công cho chương trình và nhận được những đánh giá cao của khách mời cũng như các thành viên tham gia.

Bình luận:

Tin Tổng Hợp khác:
  • Lịch sử hình thành và phát triển của áo dài Việt Nam
    Áo dài là trang phục truyền thống và là quốc phục của người Việt. Vậy áo dài Việt Nam có lịch sử hình thành và phát triển như thế nào? Hãy cùng 24h Thông Tin tìm hiểu vấn đề này.
  • Có bao nhiêu loại ma túy hiện nay?
    Hiện nay có nhiều người, đặc biệt là giới trẻ đã và đang sử dụng các loại chất kích thích mà không biết đó chính là ma túy. Vậy ma túy là gì và có những loại nào phổ biến?
  • Ý nghĩa các ký hiệu dưới đáy chai nhựa
    Hiện nay, các sản phẩm chai nhựa không còn quá xa lạ với người tiêu dùng. Phần lớn dưới đáy của các loại chai này đều có những ký hiệu đặc biệt. Vậy ý nghĩa của những ký hiệu đó là gì?
  • Bàn tròn inox giá bao nhiêu tiền?
    Hiện nay, sản phẩm bàn tròn inox ngày càng được nhiều người ưa chuộng và chọn mua sử dụng. Vì vậy mà giá bàn tròn inox cũng là vấn đề được nhiều người dùng quan tâm.
  • Hướng dẫn cách sử dụng bàn ủi hơi nước Tobi
    Bàn ủi hơi nước Tobi ngày càng được nhiều người lựa chọn sử dụng. Nếu bạn chưa biết cách sử dụng bàn ủi hơi nước Tobi, hãy cùng tham khảo những hướng dẫn mà đội ngũ 24h Thông Tin chia sẻ trong bài này.
  • Cách vận chuyển hải sản tươi sống đi xa
    Bạn băn khoăn không biết làm thế nào để vận chuyển hải sản với một quãng đường và thời gian dài mà vẫn còn tươi sống? Hãy cùng tham khảo cách vận chuyển hải sản tươi sống đi xa đơn giản và dễ dàng mà chúng tôi chia sẻ.
  • Phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả đúng cách
    Quản lý kho hàng là công việc liên quan đến tổ chức, sắp xếp, giám sát và lưu trữ hàng hóa. Quản lý kho đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của các công ty, doanh nghiệp.
  • Có nên pha sữa cho bé bằng nước khoáng hay không?
    Hiện nay có rất nhiều ông bố, bà mẹ sử dụng nước khoáng để pha sữa cho trẻ vì nghĩ rằng sẽ giúp bổ sung nhiều khoáng chất. Vậy điều này có đúng hay không? Hãy cùng 24h Thông Tin tìm hiểu về vấn đề này.
  • Cách dùng kem kích trắng white body Hàn Quốc như thế nào?
    Kem kích trắng white body Hàn Quốc sẽ mang đến cho chị em làn da trắng hồng, mịn màng nếu được sử dụng đúng phương pháp. Vậy cách sử dụng loại mỹ phẩm này như thế nào?
  • Những tố chất quan trọng và cần thiết của một nhà lãnh đạo giỏi
    Để có thể trở thành một nhà lãnh đạo giỏi, bạn cần phải có những tố chất cần thiết. Hãy cùng 24h Thông Tin tìm hiểu về những tố chất quan trọng của một nhà lãnh đạo, nhà quản lý giỏi là gì?