Cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Lựa chọn địa điểm là một trong những khâu rất quan trọng khi tổ chức sự kiện, đặc biệt là những chương trình ngoài trời. Một địa điểm phù hợp sẽ giúp cho sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp và thể hiện được sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức. Vậy cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện như thế nào? Hãy cùng tham khảo một số bí quyết và kinh nghiệm khảo sát, lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà hoặc ngoài trời mà 24h Thông Tin chia sẻ.
 

Cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
 

1. Lựa chọn địa điểm có không gian phù hợp với quy mô sự kiện

Với một sự kiện có quy mô lớn, nếu chọn địa điểm có không gian chật hẹp, bức bí sẽ làm cho những người tham dự cảm thấy khó chịu. Bên cạnh đó sẽ có những đánh giá không tốt về sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức. Ngược lại nếu một sự kiện có quy mô nhỏ nhưng lại lựa chọn những địa điểm có không gian quá rộng lớn để tổ chức sẽ rất lãng phí. Người tham dự sự kiện cũng sẽ cảm thấy đơn vị tổ chức đang khoa trương bản thân.

Đối với những sự kiện được tổ chức ngoài trời thì khi lựa chọn địa điểm, bạn còn phải chú ý cần phải có mái che để tránh nắng, tránh mưa; có cổng chào để khách đến tham dự biết đâu là lối vào; có không gian sạch sẽ, thoáng mát.
 

Cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
 

2. Lựa chọn địa điểm có vị trí thuận lợi cho việc di chuyển

Bạn nên chọn những địa điểm gần trung tâm để tổ chức sự kiện. Việc làm này sẽ giúp cho những khách mời tham dự dễ dàng tìm được nơi tổ chức. Tuy nhiên, những địa điểm gần trung tâm có thể hơi đắt. Vậy nên, bạn có thể lựa chọn những địa điểm đã được nhiều đơn vị lựa chọn để tổ chức các sự kiện lớn trước đó hoặc gần những nơi nổi tiếng.

3. Lựa chọn địa điểm có không gian phù hợp với tính chất sự kiện

Sự kiện có rất nhiều loại như: tri ân khách hàng, văn nghệ giải trí, hội thảo hội nghị,....Vậy nên tùy thuộc vào tính chất của sự kiện mà bạn sẽ khảo sát và lựa chọn những địa điểm sao cho phù hợp. Cụ thể, bạn sẽ cần chú ý đến những yếu tố sau: bố cục không gian, vị trí sân khấu, sức chứa tối đa, màu sắc chủ đạo,....Bên cạnh đó, bạn cũng nên kiểm tra xem hệ thống âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, nguồn điện,...có đảm bảo chất lượng và hoạt động hiệu quả hay không?
 

Cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
 

4. Chú ý đến mức độ an toàn của địa điểm tổ chức sự kiện

Để tránh gặp phải những sự cố không mong muốn phát sinh trong quá trình sự kiện diễn ra đồng thời đảm bảo an toàn cho những khách mời, thành viên tham dự thì khi lựa chọn địa điểm tổ chức, bạn cần chú ý về: Hệ thống báo cháy, công cụ chữa cháy đảm bảo được trang bị đầy đủ và luôn hoạt động hiệu quả; Có lối thoát hiểm riêng để nhanh chóng sơ tán người khi có sự cố xảy ra; Gần bệnh viện hoặc trụ sở công an để được hỗ trợ kịp thời.

5. Chú ý đến chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Để đảm bảo có thể thuê được một địa điểm tổ chức sự kiện với chi phí hợp lý, bạn nên tham khảo và tìm hiểu mức giá trung bình trên thị trường. Trong quá trình khảo sát giá cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cần chú ý đến yếu tố như: thời gian cho thuê địa điểm được tính thế nào, theo ngày hay theo giờ? Nếu tính theo giờ thì có tính thời gian chuẩn bị không? Phí thuê địa điểm có đi kèm với các khoản phụ phí gửi xe, nhân viên phục vụ, hoa hồng, quản lý, thuế VAT hay không?....Cuối cùng sau khi khảo sát, bạn sẽ cân nhắc và đưa ra sự lựa chọn tốt nhất để tiến hành tổ chức sự kiện.
 

Cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
 

Trên đây là cách khảo sát lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện24h Thông Tin muốn chia sẻ đến bạn đọc. Hi vọng sau khi tham khảo bài viết, các bạn đã biết làm thế nào để lựa chọn được những địa điểm phù hợp nhất khi tổ chức sự kiện, từ đó mang lại thành công cho chương trình và nhận được những đánh giá cao của khách mời cũng như các thành viên tham gia.

Bình luận:

Tin Tổng Hợp khác:
  • Uống bao nhiêu lít nước 1 ngày là đủ cho cơ thể?
    Hầu hết mọi người thường cho rằng uống càng nhiều nước sẽ càng tốt cho sức khỏe. Tuy nhiên, chúng ta chỉ cần uống một lượng nước vừa đủ với nhu cầu của cơ thể mỗi ngày mới thực sự là tốt.
  • Các nguyên nhân gây ô nhiễm môi trường nước ở Việt Nam hiện nay
    Môi trường nước ở Việt Nam đang dần ô nhiễm trầm trọng, ảnh hưởng đến sức khỏe và đời sống con người. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này chủ yếu lại do chính sự tác động của con người và chỉ một phần nhỏ là từ tự...
  • Rác thải tái chế là gì? Cách tái chế các loại rác thải
    Các loại rác hữu cơ, rác thải nhựa,...được xếp vào nhóm có thể tái chế. Việc phân loại và tái chế rác được thực hiện bằng nhiều cách khác nhau, góp phần bảo vệ môi trường.
  • Các nguyên nhân gây ô nhiễm môi trường không khí
    Môi trường không khí đang ngày càng trở nên ô nhiễm trầm trọng. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này một phần do các yếu tố tự nhiên, nhưng phần lớn là do các tác động từ phía con người.
  • Bảo vệ môi trường là trách nhiệm của ai?
    Môi trường là ngôi nhà chung của con người và tất cả các sinh vật sống khác. Để bảo vệ môi trường, mỗi công dân, các cơ quan Nhà nước và toàn xã hội đều phải nêu cao ý thức, trách nhiệm của mình.
  • Rác thải được chia thành mấy nhóm? Gồm những loại nào?
    Rác thải hiện được phân thành nhiều loại dựa vào mức độ độc hại, nguồn gốc rác,....Việc phân chia nhóm rác giúp quá trình xử lý, tái chế được tiến hành nhanh chóng và hiệu quả.
  • Ý nghĩa và tầm quan trọng của việc bảo vệ môi trường
    Môi trường có ảnh hưởng trực tiếp đến sự sống của con người cũng như sinh vật trên Trái Đất. Bảo vệ môi trường không chỉ là bảo vệ sức khỏe của chúng ta mà còn là bảo vệ sự sống của tất cả các loài sinh vật khác trên...
  • Các kỹ năng sơ cứu người bị đuối nước
    Nạn nhân bị đuối nước nếu không được sơ cứu kịp thời và đúng cách có thể sẽ mất mạng hoặc để lại di chứng về não rất nặng nề. Các kỹ năng sơ cứu người bị đuối nước giúp bạn có thể áp dụng sơ cứu nạn nhân nếu...
  • Ý nghĩa và tầm quan trọng của môi trường
    Môi trường có ý nghĩa và tầm quan trọng to lớn, không chỉ đối với sự sống của con người mà còn cả với các loài sinh vật khác. Môi trường cung cấp không gian sống lý tưởng, là nơi chứa đựng các nguồn tài nguyên thiên nhiên quý...
  • Cách xử lý đông trùng hạ thảo bị mốc
    Thời tiết, môi trường ẩm hoặc cách bảo quản không tốt có thể khiến đông trùng hạ thảo bị mốc. Nếu số lượng mốc ít, bạn vẫn có thể xử lý lại và sử dụng bình thường.