Cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Lựa chọn địa điểm là một trong những khâu rất quan trọng khi tổ chức sự kiện, đặc biệt là những chương trình ngoài trời. Một địa điểm phù hợp sẽ giúp cho sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp và thể hiện được sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức. Vậy cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện như thế nào? Hãy cùng tham khảo một số bí quyết và kinh nghiệm khảo sát, lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà hoặc ngoài trời mà 24h Thông Tin chia sẻ.
 

Cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
 

1. Lựa chọn địa điểm có không gian phù hợp với quy mô sự kiện

Với một sự kiện có quy mô lớn, nếu chọn địa điểm có không gian chật hẹp, bức bí sẽ làm cho những người tham dự cảm thấy khó chịu. Bên cạnh đó sẽ có những đánh giá không tốt về sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức. Ngược lại nếu một sự kiện có quy mô nhỏ nhưng lại lựa chọn những địa điểm có không gian quá rộng lớn để tổ chức sẽ rất lãng phí. Người tham dự sự kiện cũng sẽ cảm thấy đơn vị tổ chức đang khoa trương bản thân.

Đối với những sự kiện được tổ chức ngoài trời thì khi lựa chọn địa điểm, bạn còn phải chú ý cần phải có mái che để tránh nắng, tránh mưa; có cổng chào để khách đến tham dự biết đâu là lối vào; có không gian sạch sẽ, thoáng mát.
 

Cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
 

2. Lựa chọn địa điểm có vị trí thuận lợi cho việc di chuyển

Bạn nên chọn những địa điểm gần trung tâm để tổ chức sự kiện. Việc làm này sẽ giúp cho những khách mời tham dự dễ dàng tìm được nơi tổ chức. Tuy nhiên, những địa điểm gần trung tâm có thể hơi đắt. Vậy nên, bạn có thể lựa chọn những địa điểm đã được nhiều đơn vị lựa chọn để tổ chức các sự kiện lớn trước đó hoặc gần những nơi nổi tiếng.

3. Lựa chọn địa điểm có không gian phù hợp với tính chất sự kiện

Sự kiện có rất nhiều loại như: tri ân khách hàng, văn nghệ giải trí, hội thảo hội nghị,....Vậy nên tùy thuộc vào tính chất của sự kiện mà bạn sẽ khảo sát và lựa chọn những địa điểm sao cho phù hợp. Cụ thể, bạn sẽ cần chú ý đến những yếu tố sau: bố cục không gian, vị trí sân khấu, sức chứa tối đa, màu sắc chủ đạo,....Bên cạnh đó, bạn cũng nên kiểm tra xem hệ thống âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, nguồn điện,...có đảm bảo chất lượng và hoạt động hiệu quả hay không?
 

Cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
 

4. Chú ý đến mức độ an toàn của địa điểm tổ chức sự kiện

Để tránh gặp phải những sự cố không mong muốn phát sinh trong quá trình sự kiện diễn ra đồng thời đảm bảo an toàn cho những khách mời, thành viên tham dự thì khi lựa chọn địa điểm tổ chức, bạn cần chú ý về: Hệ thống báo cháy, công cụ chữa cháy đảm bảo được trang bị đầy đủ và luôn hoạt động hiệu quả; Có lối thoát hiểm riêng để nhanh chóng sơ tán người khi có sự cố xảy ra; Gần bệnh viện hoặc trụ sở công an để được hỗ trợ kịp thời.

5. Chú ý đến chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Để đảm bảo có thể thuê được một địa điểm tổ chức sự kiện với chi phí hợp lý, bạn nên tham khảo và tìm hiểu mức giá trung bình trên thị trường. Trong quá trình khảo sát giá cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cần chú ý đến yếu tố như: thời gian cho thuê địa điểm được tính thế nào, theo ngày hay theo giờ? Nếu tính theo giờ thì có tính thời gian chuẩn bị không? Phí thuê địa điểm có đi kèm với các khoản phụ phí gửi xe, nhân viên phục vụ, hoa hồng, quản lý, thuế VAT hay không?....Cuối cùng sau khi khảo sát, bạn sẽ cân nhắc và đưa ra sự lựa chọn tốt nhất để tiến hành tổ chức sự kiện.
 

Cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
 

Trên đây là cách khảo sát lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện24h Thông Tin muốn chia sẻ đến bạn đọc. Hi vọng sau khi tham khảo bài viết, các bạn đã biết làm thế nào để lựa chọn được những địa điểm phù hợp nhất khi tổ chức sự kiện, từ đó mang lại thành công cho chương trình và nhận được những đánh giá cao của khách mời cũng như các thành viên tham gia.

Bình luận:

Tin Tổng Hợp khác:
  • Bàn inox giá rẻ
    Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại bàn inox giá rẻ, chất lượng tốt, mẫu mã đa dạng nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng, phổ biến nhất là bàn xếp, bàn inox kính, bàn tròn, vuông, chữ nhật.
  • Chứng minh bảo vệ môi trường là bảo vệ cuộc sống của chúng ta
    Nếu mọi người không chung tay bảo vệ môi trường sống thì Trái Đất sẽ có nguy cơ bị cạn kiệt nguồn tài nguyên, con người sẽ không có nước sạch sử dụng, không có thực phẩm để ăn và bầu không khí để thở.
  • Các nguyên nhân gây ra tai nạn lao động
    Tai nạn lao động có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân như môi trường xấu, trục trặc thiết bị máy móc, sai sót trong công tác quản lý hoặc sơ suất của bản thân người lao động.
  • Những biện pháp khắc phục ô nhiễm môi trường biển
    Trước thực trạng môi trường biển đang ngày càng suy thoái như hiện nay, khắc phục ô nhiễm biển đã trở thành vấn đề bức thiết, đòi hỏi mỗi quốc gia và cả người dân phải cùng chung tay thực hiện.
  • Nên chọn mua bàn ủi khô hay hơi nước?
    Ủi khô và ủi hơi nước là hai công nghệ làm phẳng quần áo được sử dụng rất phổ biến hiện nay. Mỗi loại bàn ủi đều có những ưu và nhược điểm riêng.
  • Các biện pháp khắc phục ô nhiễm môi trường không khí
    Trước thực trạng ô nhiễm môi trường không khí trầm trọng như hiện nay thì các biện pháp khắc phục ô nhiễm là hành động bức thiết, đòi hỏi mỗi quốc gia, mỗi người dân đều phải nghiêm túc thực hiện.
  • Uống nhiều nước có ga tốt hay không?
    Các loại nước có ga ngày nay được sử dụng rất phổ biến. Tuy nhiên, nước có ga chứa axit cacbonic nên không ít người lo lắng uống nhiều sẽ không tốt cho sức khỏe.
  • Hậu quả của ô nhiễm môi trường không khí
    Ô nhiễm không khí là nguyên nhân lớn nhất làm biến đổi môi trường sống, gây ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của con người và các loài sinh vật.
  • Các giai đoạn của nghiện ma túy đá
    Người nghiện ma túy sẽ trải qua hai giai đoạn: nghiện nhẹ và nghiện nặng. Ở mỗi giai đoạn, người nghiện sẽ có những thay đổi khác nhau về tâm sinh lý cũng như sắc mặt, vẻ bề ngoài.
  • Author
    Họ và tên: Phạm Thùy Linh. Chức vụ: Biên tập viên - Copywriter. Bộ phận: Marketing. Đơn vị: Công ty TNHH Phương Nam Vina.