Cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Lựa chọn địa điểm là một trong những khâu rất quan trọng khi tổ chức sự kiện, đặc biệt là những chương trình ngoài trời. Một địa điểm phù hợp sẽ giúp cho sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp và thể hiện được sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức. Vậy cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện như thế nào? Hãy cùng tham khảo một số bí quyết và kinh nghiệm khảo sát, lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà hoặc ngoài trời mà 24h Thông Tin chia sẻ.
 

Cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
 

1. Lựa chọn địa điểm có không gian phù hợp với quy mô sự kiện

Với một sự kiện có quy mô lớn, nếu chọn địa điểm có không gian chật hẹp, bức bí sẽ làm cho những người tham dự cảm thấy khó chịu. Bên cạnh đó sẽ có những đánh giá không tốt về sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức. Ngược lại nếu một sự kiện có quy mô nhỏ nhưng lại lựa chọn những địa điểm có không gian quá rộng lớn để tổ chức sẽ rất lãng phí. Người tham dự sự kiện cũng sẽ cảm thấy đơn vị tổ chức đang khoa trương bản thân.

Đối với những sự kiện được tổ chức ngoài trời thì khi lựa chọn địa điểm, bạn còn phải chú ý cần phải có mái che để tránh nắng, tránh mưa; có cổng chào để khách đến tham dự biết đâu là lối vào; có không gian sạch sẽ, thoáng mát.
 

Cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
 

2. Lựa chọn địa điểm có vị trí thuận lợi cho việc di chuyển

Bạn nên chọn những địa điểm gần trung tâm để tổ chức sự kiện. Việc làm này sẽ giúp cho những khách mời tham dự dễ dàng tìm được nơi tổ chức. Tuy nhiên, những địa điểm gần trung tâm có thể hơi đắt. Vậy nên, bạn có thể lựa chọn những địa điểm đã được nhiều đơn vị lựa chọn để tổ chức các sự kiện lớn trước đó hoặc gần những nơi nổi tiếng.
 

3. Lựa chọn địa điểm có không gian phù hợp với tính chất sự kiện

Sự kiện có rất nhiều loại như: tri ân khách hàng, văn nghệ giải trí, hội thảo hội nghị,....Vậy nên tùy thuộc vào tính chất của sự kiện mà bạn sẽ khảo sát và lựa chọn những địa điểm sao cho phù hợp. Cụ thể, bạn sẽ cần chú ý đến những yếu tố sau: bố cục không gian, vị trí sân khấu, sức chứa tối đa, màu sắc chủ đạo,....Bên cạnh đó, bạn cũng nên kiểm tra xem hệ thống âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, nguồn điện,...có đảm bảo chất lượng và hoạt động hiệu quả hay không?
 

Cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
 

4. Chú ý đến mức độ an toàn của địa điểm tổ chức sự kiện

Để tránh gặp phải những sự cố không mong muốn phát sinh trong quá trình sự kiện diễn ra đồng thời đảm bảo an toàn cho những khách mời, thành viên tham dự thì khi lựa chọn địa điểm tổ chức, bạn cần chú ý về: Hệ thống báo cháy, công cụ chữa cháy đảm bảo được trang bị đầy đủ và luôn hoạt động hiệu quả; Có lối thoát hiểm riêng để nhanh chóng sơ tán người khi có sự cố xảy ra; Gần bệnh viện hoặc trụ sở công an để được hỗ trợ kịp thời.
 

5. Chú ý đến chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Để đảm bảo có thể thuê được một địa điểm tổ chức sự kiện với chi phí hợp lý, bạn nên tham khảo và tìm hiểu mức giá trung bình trên thị trường. Trong quá trình khảo sát giá cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cần chú ý đến yếu tố như: thời gian cho thuê địa điểm được tính thế nào, theo ngày hay theo giờ? Nếu tính theo giờ thì có tính thời gian chuẩn bị không? Phí thuê địa điểm có đi kèm với các khoản phụ phí gửi xe, nhân viên phục vụ, hoa hồng, quản lý, thuế VAT hay không?....Cuối cùng sau khi khảo sát, bạn sẽ cân nhắc và đưa ra sự lựa chọn tốt nhất để tiến hành tổ chức sự kiện.
 

Cách khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
 

Trên đây là cách khảo sát lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện24h Thông Tin muốn chia sẻ đến bạn đọc. Hi vọng sau khi tham khảo bài viết, các bạn đã biết làm thế nào để lựa chọn được những địa điểm phù hợp nhất khi tổ chức sự kiện, từ đó mang lại thành công cho chương trình và nhận được những đánh giá cao của khách mời cũng như các thành viên tham gia.

Bình luận:

Tin Tổng Hợp khác:
  • Hướng dẫn giặt áo dài sạch và đúng cách
    Áo dài thường được làm từ các loại vải mềm, nhẹ và quý như: nhung, lụa, gấm,...rất khó để giặt rửa mạnh tay. Hãy cùng tham khảo cách giặt áo dài sạch và đúng cách để vẫn giữ được độ bền cũng như sự mềm mại của các...
  • Cách phối đồ với khăn quàng cổ đẹp
    Không chỉ có tác dụng giữ ấm, khăn quàng cổ còn là phụ kiện giúp tạo nên gu thời trang ấn tượng. Hãy cùng tham khảo một số cách phối đồ với khăn quàng cổ đẹp mà 24h Thông Tin chia sẻ trong bài viết này.
  • Cách làm nước ép trái cây cho bé
    Nhiều bậc làm cha mẹ vẫn thường muốn cho các bé sử dụng nước ép trái cây hàng ngày bởi những công dụng và lợi ích tuyệt vời mà chúng mang lại. Hãy cùng tham khảo một số hướng dẫn cách làm nước ép trái cây cho bé mà 24h Thông Tin...
  • Thuê áo dài giá bao nhiêu tiền?
    Áo dài được xem là quốc phục và thường sử dụng trong các dịp lễ hội trang trọng hay ở những chương trình biểu diễn nghệ thuật. Vì vậy nên hiện nay nhiều người có nhu cầu tìm thuê áo dài để sử dụng.
  • Hướng dẫn cách sử dụng máy ép nước trái cây
    Hiện nay có nhiều người thường mua các loại máy ép nước trái cây để tự chế biến những ly nước ép thơm ngon, bổ dưỡng và tốt cho sức khỏe. Tham khảo một số hướng dẫn cách sử dụng máy ép nước trái cây đơn giản và hiệu...
  • Cách phân biệt nước khoáng Vĩnh Hảo thật giả
    Trên thị trường hiện nay có khá nhiều loại nước khoáng Vĩnh Hảo được làm giả một cách tinh vi để lừa bán cho người dùng. Vậy cách phân biệt nước khoáng Vĩnh Hảo thật và giả như thế nào?
  • Các loại áo đoàn thanh niên
    Áo đoàn được xem là biểu tượng và là đồng phục chung cho nam nữ thanh niên trên cả nước để sử dụng cho những hoạt động hay buổi lễ trang trọng. Vậy hiện nay trên thị trường có các loại áo đoàn thanh niên nào?
  • Các mẫu kệ và giá sách đẹp cho bé
    Tham khảo các mẫu kệ giá sách đẹp cho bé để dễ dàng lựa chọn được sản phẩm thích hợp, mang đến cho các bạn nhỏ một không gian sống độc đáo cùng góc học tập ấn tượng.
  • Các loại cây ăn quả trồng được trong nhà
    Bạn muốn trồng cây ăn quả trong nhà? Hãy cùng tham khảo các loại cây ăn quả dễ trồng tại nhà để vừa có trái cây ăn, không phải tốn tiền mua, vừa đảm bảo an toàn cho sức khỏe của bản thân và cả gia đình.
  • Cách xử lý khi đèn đá muối Himalaya bị chảy nước
    Trong quá trình sử dụng, đèn đá muối Himalaya có thể bị chảy nước, làm giảm tuổi thọ, giảm hiệu quả hoạt động, thậm chí là bị hư hỏng hoàn toàn. Vậy khi đèn đá muối Himalaya bị chảy nước cần phải xử lý như thế nào?